Otel PMS nedir? Otel yönetim programının modülleri, çalışma mantığı ve seçimi

Otel PMS, bir konaklama tesisinin günlük işleyişini (rezervasyon, oda durumu, giriş-çıkış, misafir hesabı ve kasa) tek bir sistemde yöneten otel yönetim yazılımıdır.

PMS kısaltması İngilizce Property Management System, yani mülk yönetim sistemi ifadesinden gelir. Türkiye'de aynı yazılım için otel programı, otel yönetim programı, otel otomasyonu ya da otel yönetim sistemi ifadeleri de kullanılır; hepsi aynı işi anlatır.

Resepsiyon için PMS, otelin hafızasıdır: hangi odada kimin kaldığı, kimin ne zaman geleceği, hangi odanın temizlik beklediği ve misafirin ne kadar harcadığı burada tutulur. Yönetici için ise doluluk, gelir ve tahsilat durumunu anlık gösteren bir kontrol panelidir.

İyi kurulmuş bir otel yönetim programı, resepsiyonun ve yönetimin her gün yaptığı işleri şu şekilde kolaylaştırır:

• Odaların dolu, boş, rezervasyonlu, kirli ya da arızalı olduğunu tek ekranda gösterir.
• Telefonla, web sitesinden ve online kanallardan gelen rezervasyonları aynı takvimde toplar.
• Check-in ve check-out işlemlerini birkaç adıma indirir; misafir bilgileri bir kez girilir.
• Konaklama, ekstra harcama ve ödemeleri misafirin folyosunda biriktirir, check-out'ta hesabı hazır çıkarır.
• Kimlik bildirimi ve fatura gibi yasal işlemleri misafir kaydından besler.
• Gün sonu, doluluk, gelir ve kanal raporlarını hazır üretir.

Bu işler kâğıt, Excel tablosu ve birbirinden kopuk programlarla da yapılabilir; ancak aynı bilgi her seferinde yeniden yazıldığı için zaman kaybı ve hata kaçınılmaz olur. PMS'in asıl faydası, bilginin bir kez girilip her yerde kullanılmasıdır.

Modül adları programdan programa değişse de bir otel PMS'inde genellikle şu bölümler bulunur:

Ön büro ve Room Rack

PMS'in çekirdeğidir. Room Rack, otelin bütün odalarını kart ya da tablo olarak gösteren ana ekrandır; her odanın durumu rengiyle anlaşılır. Rezervasyon, check-in, oda değişikliği, folyo ve kasa işlemleri buradan yapılır. Örnek: Hotelia Ön Büro ve Room Rack.

Rezervasyon ve blokaj

Gelecek tarihlerdeki rezervasyonların takvim üzerinde planlandığı bölümdür. Hangi tarihte kaç oda boş kaldığı, grup ve acenta blokajları ve opsiyonlu rezervasyonlar buradan izlenir.

Kanal yönetimi bağlantısı

Booking.com, Expedia, Agoda gibi online kanallardan gelen rezervasyonların PMS'e kendiliğinden düşmesini ve satılan odanın bütün kanallarda aynı anda kapanmasını sağlar. Ayrıntılar: Hotelia Kanal Yönetimi ve kanal yönetimi ile overbooking'i önleme rehberi.

Yasal bildirimler

Türkiye'de konaklama tesisleri misafir kimlik bilgilerini Emniyet'in Kimlik Bildirim Sistemi'ne (KBS) bildirmekle yükümlüdür. PMS bu bildirimi misafir kaydından hazırlar; TGA aylık tesis raporu gibi istatistikler de konaklama verilerinden çıkarılır. Ayrıntılar: Hotelia KBS Kimlik Bildirimi, TGA Aylık Tesis Raporu ve otellerde KBS bildirimi rehberi.

Fatura, muhasebe ve cari

Misafirin folyosundan e-fatura ya da e-arşiv fatura kesilmesi, acenta ve kurum carilerinin takibi ve kasa hareketleri bu bölümdedir. Ön büro ile muhasebe aynı veritabanını kullandığında ay sonu mutabakatı kolaylaşır. Ayrıntılar: E-Fatura ve E-Arşiv ve Muhasebe ve Cari.

Restoran, POS ve stok

Restoranı ya da barı olan oteller için POS, adisyonu misafirin oda hesabına aktarır; stok ve reçete modülü satılan ürünü depodan düşer. Ayrıntılar: POS ve Restoran, F&B Stok ve Reçete ve QR Menü.

Raporlar

Doluluk, ortalama oda fiyatı (ADR), oda başına gelir (RevPAR), kanal bazında satış, kasa ve gün sonu raporları yönetim kararlarının temelidir. Metriklerin anlamı için: Doluluk, ADR ve RevPAR rehberi.

Bir PMS'in değeri, modüllerin birbiriyle konuşmasında ortaya çıkar. Tipik bir konaklama şöyle ilerler:

1. 1Misafir odayı bir online kanaldan ayırır; rezervasyon kanal yöneticisi üzerinden PMS'e düşer ve diğer kanallardaki müsaitlik azalır.
2. 2Misafir geldiğinde resepsiyon kimlik bilgilerini girer (pasaport okuyucu varsa belgeyi okutur) ve check-in yapar.
3. 3Kimlik bildirimi aynı kayıttan hazırlanır; resepsiyonun ayrı bir sisteme bilgi yazması gerekmez.
4. 4Misafirin restoran ve minibar harcamaları POS'tan oda hesabına aktarılır.
5. 5Check-out'ta folyo hazırdır; ödeme alınır ve fatura aynı ekrandan kesilir.
6. 6Gün sonunda gelir, tahsilat ve doluluk raporları kendiliğinden oluşur; muhasebe kayıtları güncellenir.

Bu akışta resepsiyon misafir bilgisini yalnızca bir kez girer. Bilgi aynı veritabanında kaldığı için kimlik bildirimi, fatura ve rapor aynı kaynaktan beslenir ve birbiriyle çelişmez.

Kurulumlu PMS otelin kendi bilgisayarına ya da sunucusuna yüklenir; yedekleme, güncelleme ve donanım otelin sorumluluğundadır. Bulut tabanlı PMS ise internet tarayıcısından kullanılır; sunucu, yedek ve güncellemeler yazılım firması tarafından yönetilir.

Online satış, e-fatura ve yasal bildirimler internet üzerinden yürüdüğü için bugün çoğu otel bulut PMS'i tercih ediyor. Hotelia da tarayıcıdan çalışan bir bulut PMS'tir; kurulum gerektirmez ve bilgisayar, tablet ya da telefondan kullanılır.

Bu üç yazılım sık karıştırılır, ancak her biri farklı bir işi yapar:

En verimli yapı, üçünün birbirine bağlı çalıştığı yapıdır: rezervasyon nereden gelirse gelsin PMS'e düşer, müsaitlik her yerde aynı anda güncellenir. Otelin kendi sitesinden satışı artırmak için: otelde doğrudan rezervasyon nasıl artırılır ve Hotelia Otel Web Sitesi.

PMS yalnızca büyük oteller için değildir. Odası olan ve misafir ağırlayan her işletme benzer işleri yapar: rezervasyon alır, misafir kaydeder, kimlik bildirir, hesap kapatır. Bu yüzden otel yönetim programları şu işletmelerde kullanılır:

• Şehir otelleri ve resort oteller
• Butik oteller ve pansiyonlar
• Apart oteller ve günlük kiralık daireler
• Hosteller ve kamp alanları
• Kendi restoranı, barı veya spa'sı olan tesisler

Küçük bir işletme için öncelik kolay kullanım, hızlı check-in ve kimlik bildirimidir. Büyüdükçe kanal yönetimi, muhasebe ve POS gibi modüller önem kazanır. Modüler bir PMS, ihtiyaç doğdukça yeni bölüm açmanıza izin verir.

Seçim yaparken şu sorulara net cevap almanız gerekir:

• Ön büro ekranı ekibiniz için anlaşılır mı, check-in kaç adımda bitiyor?
• Kullandığınız online kanallarla kanal yöneticisi bağlantısı var mı?
• Kimlik bildirimi ve fatura program içinden, misafir kaydından yapılabiliyor mu?
• Ön büro, muhasebe ve POS aynı veritabanını mı kullanıyor?
• Verileriniz nasıl saklanıyor, yedekleniyor ve kim hangi ekranı görebiliyor?
• Mevcut kayıtlarınız nasıl aktarılacak, eğitim ve destek nasıl verilecek?
• Fiyata neler dahil: kurulum, eğitim, entegrasyonlar, ek kullanıcılar?

12 maddelik ayrıntılı kontrol listesi, otel büyüklüğüne göre öncelikler ve demo soruları için otel programı nasıl seçilir rehberimize bakabilirsiniz.

Hotelia'yı kendi senaryolarınızla görmek için ücretsiz demo talebi bırakabilir ya da tüm modülleri inceleyebilirsiniz.