Pasaport ve kimlik okuyucu nedir?
Pasaport ve kimlik okuyucu, resepsiyonda misafirin pasaportunu ya da kimlik kartını okuyup ad, soyad, uyruk, belge numarası ve doğum tarihi gibi bilgileri otel programına aktaran cihazdır. Belge cihazın camına konur, bilgiler birkaç saniye içinde check-in formuna dolar.
Cihaz olmadan bu bilgiler elle yazılır. Yoğun bir check-in saatinde, farklı alfabelerden ve uzun belge numaralarından oluşan bilgileri tek tek yazmak hem zaman alır hem de hataya açıktır.
Pasaport okuyucu nasıl çalışır?
Pasaportların alt kısmında, iki satırdan oluşan ve harf, rakam ile < işaretlerinden oluşan bir alan bulunur. Buna makine tarafından okunabilir bölge (MRZ, Machine Readable Zone) denir. Bu alan Uluslararası Sivil Havacılık Örgütü'nün (ICAO) belirlediği standarda göre düzenlenir ve misafirin adı, soyadı, uyruğu, belge numarası, doğum tarihi gibi bilgileri içerir.
MRZ her ülkede Latin harfleriyle yazılır. Adı Kiril, Arap ya da başka bir alfabeyle basılmış pasaportlarda da bu bölgedeki yazım Latin harflidir. Okuyucu bu bölgeyi okuyarak bilgileri forma aktarır.
- 1Resepsiyon görevlisi check-in ekranını açar.
- 2Misafirin belgesi okuyucunun camına konur.
- 3Cihaz belgeyi okur ve bilgileri forma aktarır.
- 4Görevli bilgileri kontrol eder ve check-in'i tamamlar.
Pasaport okuyucu otel resepsiyonuna ne kazandırır?
- Check-in kısalır; misafir kapıda daha az bekler.
- Uzun belge numaralarında ve yabancı adlarda yazım hataları azalır.
- Kimlik bildirimi doğru bilgiyle yapılır; hatalı bildirimden kaynaklanan düzeltme işi azalır.
- Grup ve aile girişlerinde aynı işlem her misafir için hızla tekrarlanır.
- Belgenin fotokopisini almak gerekmez; yalnızca gerekli alanlar kaydedilir.
Pasaport okuyucu KBS bildirimiyle nasıl bağlantılı?
Türkiye'de konaklama tesisleri misafirlerin kimlik bilgilerini Emniyet'in Kimlik Bildirim Sistemi'ne (KBS) bildirir. Bildirimin doğru olması, misafir kaydındaki bilgilerin doğru olmasına bağlıdır. Pasaport okuyucu bu bilgileri belgeden okuduğu için bildirime giden veriyi de doğrudan belgeden almış olursunuz.
Hotelia'da pasaport okuyucuyla doldurulan misafir kaydı, check-in yapıldığında KBS'ye bildirilir; çıkışta da çıkış bildirimi yapılır. Bunun için tesiste Hotelia'nın KBS bağlantı aracının çalışıyor olması gerekir. Ayrıntılar: KBS Kimlik Bildirimi ve otellerde KBS bildirimi rehberi.
Kişisel veriler açısından nelere dikkat edilmeli?
Misafirin kimlik bilgileri kişisel veridir. Genel olarak şu ilkeler dikkate alınmalıdır:
- Yalnızca konaklama ve yasal bildirim için gerekli bilgileri kaydedin.
- Kimlik ya da pasaport fotokopisi saklamaktan kaçının; okuyucu sayesinde buna gerek kalmaz.
- Misafir bilgilerine hangi personelin erişebileceğini kullanıcı yetkileriyle sınırlayın.
- Misafirlerinizi aydınlatma metniyle bilgilendirin ve saklama sürelerine uyun.
Pasaport okuyucu seçerken nelere bakılmalı?
- Kullandığınız otel programıyla doğrudan çalışıp çalışmadığı; bilgilerin elle kopyalanmadan forma gelmesi
- Pasaportun yanında kimlik kartlarını da okuyup okumadığı
- Okuma hızı ve yıpranmış belgelerdeki başarısı
- Resepsiyon masasında kapladığı yer ve kullanım kolaylığı
- Kurulum, eğitim ve arıza durumunda destek
Hotelia'nın cihazı ve check-in ekranıyla birlikte çalışması için: Pasaport ve Kimlik Okuyucu. Terimler için: otelcilik sözlüğü.
Sık sorulan sorular
Pasaport okuyucu, misafirin pasaportundaki ve kimlik kartındaki bilgileri okuyup otel programının check-in formuna aktaran cihazdır. Bilgiler elle yazılmadığı için check-in kısalır ve hatalar azalır.
MRZ (Machine Readable Zone), pasaportun alt kısmında yer alan ve makine tarafından okunmak üzere düzenlenmiş iki satırlık alandır. Uluslararası standarda göre Latin harfleriyle yazılır; ad, soyad, uyruk, belge numarası ve doğum tarihi gibi bilgileri içerir.
Pasaportun MRZ bölümü her ülkede Latin harfleriyle yazılır. Okuyucu bu bölgeyi okuduğu için adı Kiril ya da başka bir alfabeyle basılmış pasaportlardaki bilgiler de Latin harfli yazımla forma gelir.
Okuyucu bilgileri otel programına aktarır; bildirimi otel programı yapar. Hotelia'da okunan bilgilerle oluşturulan misafir kaydı, check-in yapıldığında KBS'ye bildirilir.
Genellikle gerekmez. Okuyucu gerekli bilgileri forma aktardığı için belgenin fotokopisini saklamaya gerek kalmaz; bu da kişisel veri riskini azaltır.
Bu konuda Hotelia ne sunuyor?
- Pasaport ve Kimlik OkuyucuFotokopi çekmez, kopyalamaz, sadece okur. Belgeyi koyun, misafir bilgileri saniyeler içinde forma dolsun.
- KBS Kimlik BildirimiCheck-in yaptığınız misafir, Emniyet'in Kimlik Bildirim Sistemi'ne otomatik bildirilir. Çıkışta da öyle.
- Ön Büro ve Room RackOdalarınızın anlık durumu tek bakışta. Rezervasyon, check-in, folyo, kasa ve gün sonu aynı ekranda.
