Pansiyonların bir otel programından beklentileri
Pansiyonlarda oda sayısı azdır ama işler büyük otellerle aynıdır: rezervasyon alınır, misafir karşılanır, kimlik bildirilir, hesap kapatılır, fatura kesilir. Bu işler defter ya da Excel ile yürütüldüğünde aynı bilgi birkaç kez yazılır, bildirimler gecikebilir ve hangi odanın hangi tarihte boş olduğu karışabilir.
- Hangi odanın hangi gün dolu olduğunu tek bakışta gösteren basit bir takvim
- Birkaç adımda biten check-in ve check-out
- Misafir kaydından hazırlanan KBS kimlik bildirimi
- Misafir hesabından tek tıkla e-arşiv fatura
- Telefondan da kullanılabilmesi; ayrı bilgisayar ya da sunucu gerektirmemesi
- Yalnızca ihtiyaç duyulan bölümlerin açılabildiği sade yapı
Hotelia pansiyonlarda nasıl kullanılır?
Ön büro ve Room Rack
Odalar tek ekranda görünür; dolu, boş, rezervasyonlu ve temizlik bekleyen odalar renginden anlaşılır. Rezervasyon, giriş-çıkış ve tahsilat aynı ekrandan yapılır. Ayrıntılar: Ön Büro ve Room Rack.
KBS kimlik bildirimi
Check-in yapılan misafir, girilen bilgilerle Emniyet'in Kimlik Bildirim Sistemi'ne bildirilir; çıkışta da bildirim yapılır. Pasaport ve kimlik okuyucu ile bilgiler elle yazılmadan forma aktarılabilir. Ayrıntılar: KBS Kimlik Bildirimi, Pasaport ve Kimlik Okuyucu ve otellerde KBS bildirimi rehberi.
E-arşiv ve e-fatura
Misafirin hesabından e-arşiv ya da e-fatura kesilir; durumu ve PDF'i programdan takip edilir. Ayrıntılar: E-Fatura ve E-Arşiv ve otellerde e-fatura ve e-arşiv rehberi.
Online kanallar (ihtiyaç olursa)
Pansiyonunuzu Booking.com veya Airbnb gibi kanallarda satmaya başladığınızda Kanal Yönetimi modülünü açabilirsiniz; rezervasyonlar Room Rack'e kendiliğinden düşer. Ayrıntılar: Kanal Yönetimi.
Misafir interneti
Misafirlere Wi-Fi sunuyorsanız, erişim kayıtlarının 5651 sayılı kanuna uygun tutulması gerekir. Ayrıntılar: İnternet Güvenlik Sistemi.
Defterden ya da Excel'den programa geçiş
Programa geçmek için büyük bir hazırlık gerekmez. Odalarınız ve fiyatlarınız tanımlanır, ileri tarihli rezervasyonlarınız aktarılır ve ekibinize kısa bir eğitim verilir. Hotelia tarayıcıdan çalıştığı için kurulum yapılmaz; mevcut bilgisayarınız ya da telefonunuz yeterlidir.
Genel kontrol listesi için: otel programı nasıl seçilir. Pansiyonunuz için uygun modülleri konuşmak üzere ücretsiz demo talebi bırakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Pansiyon programı, pansiyon ve küçük otellerin rezervasyon, giriş-çıkış, KBS kimlik bildirimi ve fatura işlerini yöneten otel yönetim yazılımıdır.
Türkiye'de konaklama tesisleri misafir kimlik bilgilerini Emniyet'in Kimlik Bildirim Sistemi'ne bildirmekle yükümlüdür. Pansiyon programı bu bildirimi misafir kaydından hazırlayarak işi kolaylaştırır. Tesisinize özel yükümlülükler için ilgili kurumlardan teyit alın.
Oda sayısı az olsa da rezervasyon takibi, kimlik bildirimi ve fatura her gün tekrar eder. Kolay bir program bu işleri hızlandırır, unutulan bildirim ve karışan rezervasyon riskini azaltır.
Evet. Hotelia'da pansiyonlar ön büro, KBS ve e-arşiv fatura ile başlayıp ihtiyaç doğdukça kanal yönetimi gibi modülleri ekleyebilir. Kurulum gerektirmez, telefondan da kullanılır.
İlgili Hotelia modülleri
- Ön Büro ve Room RackOdalarınızın anlık durumu tek bakışta. Rezervasyon, check-in, folyo, kasa ve gün sonu aynı ekranda.
- KBS Kimlik BildirimiCheck-in yaptığınız misafir, Emniyet'in Kimlik Bildirim Sistemi'ne otomatik bildirilir. Çıkışta da öyle.
- E-Fatura ve E-ArşivMisafirin folyosundan tek tıkla e-fatura ya da e-arşiv fatura kesin; durumunu ve PDF'ini Hotelia'dan takip edin.
- Pasaport ve Kimlik OkuyucuFotokopi çekmez, kopyalamaz, sadece okur. Belgeyi koyun, misafir bilgileri saniyeler içinde forma dolsun.