Otellerde e-fatura ve e-arşiv: check-out'ta fatura nasıl hızlanır?

E-fatura ve e-arşiv fatura, kâğıt faturanın elektronik karşılıklarıdır ve hukuken aynı niteliktedir. Aralarındaki fark, faturanın kime düzenlendiği ve alıcıya nasıl ulaştırıldığıdır.

Check-out sırasında misafir fatura için bir firma bilgisi verdiğinde, o firmanın e-fatura mükellefi olup olmadığını bilmek gerekir. Mükellefe e-arşiv, mükellef olmayana e-fatura düzenlemeye çalışmak iptal ve yeniden düzenleme yükü getirir.

Hotelia E-Fatura ve E-Arşiv vergi numarası girildiği anda mükellefiyeti sorgular ve doğru belge türünü seçer. Resepsiyonun bu kararı vermesine gerek kalmaz.

Otellerde faturanın en çok zaman alan kısmı, konaklama, ekstra ve restoran harcamalarını ayrı bir programa tek tek yeniden yazmaktır. Bu hem check-out kuyruğunu uzatır hem de tutar ve KDV hatalarına zemin hazırlar.

Faturanın doğrudan misafirin folyosundan oluşturulması şu avantajları sağlar:

• Konaklama, minibar, restoran ve diğer ekstra kalemler faturaya kendiliğinden gelir.
• Oda hesabına aktarılan restoran adisyonları ayrıca girilmez.
• Bölünmüş faturalar (ör. konaklama firmaya, ekstralar misafire) folyo üzerinden kolayca hazırlanır.
• Kesilen fatura ön büro ve muhasebe kayıtlarıyla aynı anda güncellenir.

Konaklama firmaya, ekstralar misafire

Kurumsal konaklamalarda firma genellikle yalnızca oda ve kahvaltıyı öder; minibar ve restoran harcamaları misafirin kendisine faturalanır. Folyonun iki ayrı hesaba bölünebilmesi, check-out'ta elle hesap yapmayı ortadan kaldırır.

Acenta faturaları

Acenta üzerinden gelen konaklamalarda fatura misafire değil acentaya kesilebilir. Acentanın cari hesabıyla bağlantılı bir fatura, tahsilat takibini de kolaylaştırır. Muhasebe ve Cari modülü acenta bakiyelerini ön büro kayıtlarıyla birlikte izlemenizi sağlar.

Ön ödeme ve kaporalar

Rezervasyon sırasında alınan ön ödemenin check-out faturasında doğru şekilde mahsup edilmesi gerekir. Ön ödemenin folyoya tahsilat olarak işlenmesi, faturadaki kalan tutarın doğru hesaplanmasını sağlar. Muhasebe kaydının nasıl yapılacağı konusunda mali müşavirinizin yönlendirmesini esas alın.

Grup faturaları

Bir grubun bütün odalarının tek faturada toplanması ya da her odaya ayrı fatura kesilmesi istenebilir. Grup rezervasyonunun tek bir ana folyoya bağlanması iki senaryoyu da kolaylaştırır.

Check-out'taki gecikmelerin çoğu, fatura bilgisinin son anda sorulmasından kaynaklanır. Misafir aceleyle ayrılırken firma unvanı, vergi numarası ve vergi dairesi eksik ya da hatalı alınır. Bu bilgileri rezervasyon veya check-in sırasında sormak ve folyoya kaydetmek, check-out'u dakikalardan saniyelere indirir.

E-fatura gönderildikten sonra alıcı tarafından kabul ya da reddedilebilir. Faturanın durumunu ayrı bir portala girmeden, fatura listesinden görebilmek muhasebe ekibinin işini kolaylaştırır. PDF çıktısını misafire e-postayla göndermek veya yazdırmak da aynı ekrandan yapılabilmelidir.

1. 1Fatura bilgilerini check-in sırasında sorun ve folyoya kaydedin.
2. 2Kurumsal faturalarda vergi numarası ve vergi dairesini doğrulayın.
3. 3Check-out'tan önce folyodaki açık kalemleri (minibar, restoran) kapatın.
4. 4Belge türünü mükellef sorgusuna göre seçin.
5. 5Gönderim sonrası fatura durumunu kontrol edin.