Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

Hazırlanan işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun”) ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) başta olmak üzere ilgili mevzuat uyarınca Teknolia Bilişim Anonim Şirketi (“HOTELIA” - “Şirket”) saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul, esas, saklama, silme ve imha süreçlerini belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, HOTELIA tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan işbu Politikaya uygun gerçekleştirilir.

Teknolia Bilişim Anonim Şirketi (“HOTELIA yahut kısaca ŞİRKET”) tarafından hazırlanan ve kamuoyu ile paylaşılan KVKK Aydınlatma Metni’nde yer alan temel kavram tanımları ve açıklamalarına ulaşabilirsiniz.

HOTELIA tüm birimleri ve çalışanları ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında azami derecede önlemleri almakta ve işbu Politika’ya uygun hareket etmektedir.

HOTELIA bünyesinde işlenen ve saklanan kişisel veriler, ilgili verinin niteliğine göre ve hukuki yükümlülüklere uygun bir şekilde aşağıdaki kayıt ortamlarından niteliğine uygun olan şekline göre hassas bir şekilde muhafaza edilir.

Elektronik ortamlar

• Kişisel bilgisayarlar (masaüstü, dizüstü) – IP’si belirli ve tanımlı
• Şirket bilgisayarları (masaüstü, dizüstü)
• Ağ cihazları – IP’si belirli ve tanımlı
• Mobil cihazlar ve içerisindeki saklama alanları (telefon, tablet vb.)
• Ağ üzerinde veri saklanması için kullanılan paylaşımlı/paylaşımsız disk sürücüleri
• Sunucular (e-posta, veri tabanı, web vb.)
• Yazılımlar (ofis yazılımları, portal vb.)
• MS office dosyaları
• Bulut (cloud) sistemleri
• Yazıcı, Kamera, Tarayıcı, Fotokopi makinesi vb. dijital araçlar
• Optik diskler (CD, DVD vb.)
• Çıkartılabilir diskler (USB, hafıza kartı vb.)

Elektronik olmayan ortamlar

• Arşiv
• Birim dolapları
• Birim arşivi
• Muhasebe birimi
• Yazılı, basılı, görsel materyal ve ortamlar
• Manuel veri kayıt sistemleri (müşteri formları, ziyaretçi defteri, çalışan aday değerlendirme formları vb.)

HOTELIA bünyesinde bulunan kişisel veriler, tarafımızca geliştirilen ürün ve hizmetlerinin sunulması, ticari faaliyetlerinin kesintisiz olarak sürdürülmesi, insan kaynakları süreçlerinin planlanması ve yürütülmesi, müşteri ilişkilerinin yürütülmesi, çalışan hak ve menfaatlerinin planlanması, tedarik ve iş ortağı süreçlerinin planlanması ve yürütülmesi, etkin iletişimin sağlanması, yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, sektöre özgü yükümlülüklerin yerine getirilmesi, gerekli kalite ve standart denetim süreçlerinin yerine getirilmesi, kamu kurum ve kuruluşlarına bilgi verilmesi, kurumsal iletişimin sağlanması, güvenliğin sağlanması, istatistiksel çalışmaların yapılması, analiz çalışmalarının yapılması, raporlama çalışmalarının yapılması, imzalanan sözleşme ve protokollerin yüklediği edimlerin ifa edilmesi, mevzuatının gerektirdiği şartların yerine getirilmesi, ileride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması veya ispat yükümlülüğünün yerine getirilmesi, yazılı, basılı ve elektronik çalışmalarının yapılması, eğitim süreçlerinin planlanması, arşiv süreçlerinin işletilmesi, tedarik zincirinin yürütülmesi amaçlarıyla aşağıda yer alan veri işleme şartları dahilinde işbu Politika’da belirtilen elektronik ya da elektronik olmayan ortamlarda gerekli tüm teknik ve idari tedbirler alınarak güvenli ve hassas bir şekilde saklanır.

HOTELIA bünyesinde bulunan kişisel veriler, aşağıda yer alan veri işleme şartlarının ortadan kalkması halinde (somut olayın şartlarına göre) re’sen (kendiliğinden) veya ilgili kişinin talebi üzerine imha edilir. Bu şartlar şunlardır:

• Açık rızanın varlığı,
• Kanuni düzenleme (hukuki dayanak) varlığı,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle açık rızanın alınamaması,
• Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• İlgili kişinin kişisel verisinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek koşuluyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması.

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
• 6361 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
• 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,
• 4857 sayılı İş Kanunu,
• 6502 Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun…

HOTELIA bünyesinde bulunan kişisel veriler; bu kanunlar uyarınca ve bunlarla sınırlı olmamak üzere yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler (yönetmelik, tebliğ, genelge, yönerge vb.) çerçevesinde öngörülen saklama amaçları ve saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

HOTELIA’nın tüm faaliyetlerinde kişisel verilere ilk temas anından itibaren tüm veri işleme faaliyetleri süresince aşağıdaki teknik ve idari tedbirler alınmaktadır:

• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
• Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
• Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
• Anahtar yönetimleri uygulanmaktadır.
• Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Bulut (cloud) teknolojilerinde depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziki ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır (veri minimizasyonu).
• Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği ayrıca sağlanmaktadır.
• Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
• Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
• Mevcut risk ve tehditler belirlenmekte, buna uygun tedbirler geliştirilmektedir.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.
• Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.
• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
• Erişim logları düzenli olarak tutulmakta ve takip edilmektedir.
• Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
• Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.
• Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.

Kişisel verileri imha etmeye (silmeye, yok etmeye ve anonim hale getirmeye) yönelik HOTELIA bünyesinde bulunan uygulamalar aşağıdaki gibidir:

Kişisel Verilerin Silinmesi

• Merkezi sunucularda yer alan ofis dosyaları, dosyanın işletim sistemindeki silme komutu ile silinmesi veya dosya yahut dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim haklarının kaldırılması ile gerçekleştirilmektedir.
• Taşınabilir medyada bulunan kişisel veriler (örneğin flash tabanlı saklama ortamında bulunan veriler) ise şifreli olarak saklanmakta ve bu ortamlara uygun yazılımlar kullanılarak silinmektedir.
• Bulut sisteminde bulunan veriler silme komutu verilerek silinmektedir.
• Veri tabanlarında bulunan kişisel veriler, ilgili satırların/sütunların ya da tablo içerisinde yer alan hücrelerin veri tabanı komutları ile (DELETE vb.) silinmektedir.
• Kâğıt ortamında bulunan kişisel veriler; karartma yöntemi yahut çizilerek/boyanarak/silinerek kullanılarak silinmektedir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak ilgili kullanıcılara görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılmaktadır.

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

• Yerel sistemler üzerindeki kişisel verilerin yok edilmesi; ‘de-manyetize’ etme (medyanın özel bir cihazdan geçirilerek yüksek bir değerde manyetik alana maruz bırakılması), fiziksel yok etme (medya ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması, öğütücülerin kullanılması) ve üzerine yazma gibi yöntemlerle yok edilmektedir.
• Çevresel sistemler üzerindeki kişisel verilerin yok edilmesi; Ağ cihazları (switch, router vb.), Flash tabanlı ortamlar/sabit disklerin (ATA “SATA, PATA vb.”, SCSI “SCSI Express vb.”), Manyetik bant, Manyetik disk gibi üniteler, Mobil telefonlar (Sim kart ve sabit hafıza alanları), Veri kayıt ortamı çıkartılabilir ya da sabit olan yazıcı ve parmak izli kapı geçiş sistemi gibi çevre birimler, Optik diskler olarak belirtebileceğimiz çevresel kayıt sistemleri dijital ortam ise ürün özelliği olarak destekleniyorsa <block erase> gibi yok etme komutunu kullanmak, dijital ortamın ürün özelliği olarak desteklenmiyorsa üreticinin önerdiği yok etme yöntemini kullanmak ya da “de-manyetize etme, fiziksel yok etme, üzerine yazma” olarak belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak, son olarak dijital ortam değil ise “de-manyetize etme, fiziksel yok etme, üzerine yazma” yöntemlerin uygun bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi gerekir.
• Bulut ortamında bulunan kişisel veriler şifrelenerek saklanmakta ve imha süresi geldiğinde yok etme komutu uygulanmaktadır.
• Kâğıt ve mikrofiş ortamlarında bulunan kişisel veriler bulunduğu kalıcı ve fiziksel olarak ortam üzerine yazılı olduğundan, bu verilerin bulunduğu ana ortamın yok edilerek imha işlemi gerçekleştirilmektedir.

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

• Maskeleme yöntemi ile veri sahibinin tanımlanmasını sağlayan temel belirleyici bilgiler (örneğin: ad-soyad, TC) çıkartılarak anonimleştirme gerçekleştirilmektedir.
• Toplulaştırma yöntemi ile kişisel veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek bir şekilde (örneğin: 25 ile 30 odalı otel sahibi müşterilerin daha fazla olması) çıkartılarak anonimleştirme gerçekleştirilmektedir.
• Veri türetme yöntemi ile kişisel verilerin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturularak ve kişisel verinin herhangi bir şekilde bir kişiyle bağdaştırılamayacak şekilde (örneğin: doğum tarihleri yerine yaş yazılması) anonim hale getirme gerçekleştirilmektedir.

HOTELIA bünyesinde bulunan kişisel verilerden bazıları ilgili mevzuatta öngörülmesi durumunda belirtilen süre boyunca saklanmak zorundadır. Zorunluluk arz eden durumlar dışındaki diğer kişisel verilerin saklanma süresi ve sonrasındaki imha süreçleri işbu Politika’daki usul ve esaslara göre belirlenmektedir.

İşlenme amacı sona ermiş kişisel veriler, ilgili mevzuattaki emredici hükümler ve HOTELIA’nın belirlediği saklama süresinin sonuna kadar; olası hukuki uyuşmazlıkların çözümlenmesi, yetkili kamu kurum ve kuruluşların hukuka uygun taleplerinin karşılanması veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi amacıyla saklanmaktadır.

Tablo 1: Saklama Sürelerinin Başlangıcı, Silme ve İmha Faaliyetleri

İşlenen kişisel veriler, gerçekleştirilen faaliyet veya sürecin bitiminden itibaren işbu Politika’da belirtilen süreler kadar saklanır.

Saklama süreleri; silme zamanı ve yok etme zamanı olarak ikiye ayrılmaktadır.

Silme

Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.

İlgili kullanıcı

Kişisel verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileri ifade etmektedir.

Yok etme

Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini ifade etmektedir. Depolanan/yedeklenen kişisel veriler, belirli süreler sonunda yok edilir.

Anonim hale getirme

Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade etmektedir.

Silinen kişisel veriler, yok edilme zamanına kadar olan süre zarfında;

• Olası hukuki uyuşmazlıkların çözümlenmesi,
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşların hukuka uygun taleplerinin karşılanması,
• Kişisel veriye bağlı bir hakkın ileri sürülebilmesi

amaçlarıyla yedeklenir.

Yedeklenen kişisel verilere başkaca bir amaçla herhangi bir erişim sağlanmaz.

Örnek Saklama ve İmha Süreci

Süreç (Faaliyet)

Personel özlük dosyalarının tutulması

Silme zamanı

Personel ile iş sözleşmesinin sona ermesinden itibaren 5. yılın tamamlanması

Yok etme zamanı

Silme zamanının tamamlanmasından itibaren 15. yılı takip eden ilk periyodik imha işlemi

Örneğe Yönelik Açıklama

Yukarıdaki örnekte, HOTELIA personelinin özlük dosyasındaki kişisel verileri, personel ile kurulan iş sözleşmesinin sona ermesinden itibaren toplamda 20 yıl süre ile saklanmaktadır.

• Belirtilen 20 yıllık sürenin ilk 5 yılında HOTELIA insan kaynakları yetkilileri bu veriye erişebilir.
• 5 yılın sonunda bu veriye insan kaynakları yetkilileri erişemez.
• 5 yılın sonunda bu veriye verinin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim erişebilir.
• 20 yılın sonunda bu veri, hiç kimsenin erişemeyeceği bir şekilde yok edilir.

HOTELIA bünyesinde işlenen kişisel verilerin saklama süresi sona erdikten sonra silme ve yok etme zamanlarına dair aşağıdaki örneklendirici tablonun kamuoyunu aydınlatma ve çalışan/çalışan adayları, müşteri/müşteri adayları ve ilgili üçüncü kişileri bilgilendirmek amacıyla paylaşıyoruz.

• Ürün ve hizmetlerimizi kullanmak isteyen müşteri adaylarının rezervasyon bilgilerinin alınması.

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  6098 TBK

  Silme Zamanı

  Rezervasyon sonucu sözleşme kurulmaz ise 10 yıllık sürenin sonunda; sözleşme kurulursa 20 yıllık sürenin sonunda ilgili kişisel veriler silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  KVKK mevzuatı

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• Müşteri kayıt bilgilerinin alınması.

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  6098 TBK

  Silme Zamanı

  Sözleşme tarihinden itibaren 20 yıllık sürenin sonunda ilgili kişisel veriler silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  KVKK mevzuatı

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• Toplantı, seminer ve diğer tüm organizasyonlar için katılım bilgilerinin tutulması

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  6098 TBK

  Silme Zamanı

  Etkinlik kayıt evraklarının oluşturulmasından itibaren 10 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  KVKK mevzuatı

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• Personel adayı değerlendirmesi / Mülakat

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  6098 TBK, İş Kanunu (İK)

  Silme Zamanı

  Aday işe alınırsa özlük dosyasına aktarılır. Aday işe alınmazsa başvuru tarihinden itibaren 10 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  KVKK mevzuatı

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• Personelin özlük dosyası (özel sağlık sigortası bilgileri, zimmet formları, bordrolar, yemek kartı bilgileri, hak edişler, yan haklar ve edimler, iletişim bilgileri, disiplin kayıtları, eğitim-sertifika-beceri bilgileri, izinler, puantajlar, bildirgeler, özgeçmiş bilgileri, hesap bilgileri, oturma izni vb.)

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  İK, TBK

  Silme Zamanı

  İş sözleşmesinin sona ermesinden itibaren 20 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  İK, KVKK mevzuatı

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• Adli sicil kayıtları

  5352 sayılı Adli Sicil Kanunu’ndaki sürelere paralel bir şekilde güncelliği sorgulanır ve açık rızanın varlığı araştırılır.

• Personelin kimlik bilgileri ile işe giriş ve işten çıkış bilgilerinin tutulması

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  İK, TBK, İSG

  Silme Zamanı

  Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 20 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  İK, TBK, İSG, KVKK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• Personel ödeme/kesinti işlemleri (İş avansı, Prim, İkramiye, Ayni Yardımlar, Banka Promosyonları, BES, Kıdem, İhbar, İkale, İştirak, Harcırah ve Seyahat Ödemeleri gibi)

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  İK, TBK

  Silme Zamanı

  Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 20 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  İK, KVKK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• İşe giriş sağlık muayeneleri ve periyodik-poliklinik sağlık muayeneleri, istirahat raporları (çok tehlikeli işler grubu)

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  İSG, İK, TBK

  Silme Zamanı

  Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 30 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  İSG, İK, TBK, KVKK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• İşe giriş sağlık muayeneleri ve periyodik-poliklinik sağlık muayeneleri, istirahat raporları (çok tehlikeli işler grubu harici)

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  İSG, İK, TBK

  Silme Zamanı

  Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 20 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  İSG, İK, TBK, KVKK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• İş kazası tutanağı, acil durum kayıt formu, iş kazası muayenesi ve olay kayıtları, sonuç bildirimi (çok tehlikeli işler grubu)

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  İSG

  Silme Zamanı

  Kazaya karışan kişi ile sözleşme varsa: Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 30 yıllık sürenin sonunda silinir. Kazaya karışan kişi ile sözleşme yoksa: Kaza tarihinden itibaren 20 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  İSG, KVKK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• İş kazası tutanağı, acil durum kayıt formu, iş kazası muayenesi ve olay kayıtları, sonuç bildirimi (çok tehlikeli işler grubu harici)

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  İSG

  Silme Zamanı

  Kazaya karışan kişi ile sözleşme varsa: Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 20 yıllık sürenin sonunda silinir. Kazaya karışan kişi ile sözleşme yoksa: Kaza tarihinden itibaren 10 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  İSG, KVKK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• İş Sağlığı ve Güvenliği dahilinde gerçekleştirilen eğitim kayıtları (çok tehlikeli işler grubu)

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  İK, İSG

  Silme Zamanı

  Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 30 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  İK, İSG, KVKK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• İş Sağlığı ve Güvenliği dahilinde gerçekleştirilen eğitim kayıtları (çok tehlikeli işler grubu harici)

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  İK, İSG

  Silme Zamanı

  Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 20 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  İK, İSG, KVKK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• Aydınlatılmış Onam Formu

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  İK, İSG, TBK

  Silme Zamanı

  Kişi ile sözleşme varsa: Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 20 yıllık sürenin sonunda silinir. Kişi ile sözleşme yoksa: Onam tarihinden itibaren 10 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  İK, İSG, TBK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• Sair çalışma alanları kontrol formları

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  TBK

  Silme Zamanı

  Formun güncelliğini yitirmesiyle 10 yıl içinde silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  TBK, İK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• Çalışanlarla ilgili Aşı, Pansuman ve Enjeksiyon Defteri, Poliklinik Defteri

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  İSG

  Silme Zamanı

  Yeni deftere geçildiğinde arşive kaldırılır. Arşive kaldırıldıktan 20 yıl sonra silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  İSG, TBK, İK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• İş Sağlığı ve Güvenliği haricinde gerçekleştirilen eğitim kayıtları

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  İK, MK, TBK

  Silme Zamanı

  Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  İK, MK, TBK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• İSG Kurul toplantısı yapılması

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  İSG

  Silme Zamanı

  Toplantı tarihinden itibaren 20 yıl süre sonra değerlendirilerek güncelliğini kaybedenler silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  İSG

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu kapsamında soruşturmayı gerektiren haller

  Her somut olayda ayrı bir alt politika belirlenir. İşbu Politika’ya göre asgari olarak ceza zamanaşımı süresi kadar saklanır, bu sürenin sonunda ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• Dava/icra/arabuluculuk dosyalarının tutulması

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  AVK, HMK, İİK

  Silme Zamanı

  Dosyanın kesinleşmesinden itibaren 20 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  AVK, HMK, İİK, KVKK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir. Ceza soruşturmasını gerektiren hususlarda ceza zamanaşımı süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• PLATFORM

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  TBK, Elektronik Ticaret Mevzuatı

  Silme Zamanı

  HOTELIA tarafından geliştirilen ürün ve hizmetlere dair faaliyetlere ilişkin kullanılan (PLATFORM) otomasyondaki veriler, hukuki ilişkinin bitiminden itibaren 20 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  KVKK Mevzuatı

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde dijital olmayan yedekleri de imha edilir.

• Sürece yayılı olmayan hizmet – mal – ürün alımları

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  TBK, TTK

  Silme Zamanı

  Alım tarihinden itibaren 20 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  TBK, TTK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• Sürece yayılı olan hizmet – mal – ürün alımları (İhale/Teklif)

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  TBK, TTK

  Silme Zamanı

  İhale/Teklif sonucu olumlu ise sözleşmesel veya hukuki ilişkinin bitiminden itibaren 20 yıllık sürenin sonunda silinir. İhale/Teklif sonucu olumsuz ise ihale tarihinden itibaren 10 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  TBK, TTK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• Gelen – giden kargo teslim alan ve teslim eden

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  TBK, İlgili Diğer Mevzuat

  Silme Zamanı

  Sürecin bitiminden itibaren 5 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  KVKK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• Gelen – giden arama kayıtları

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  TBK, İlgili Diğer Mevzuat

  Silme Zamanı

  Kayıtların tutulmasının ardından 1 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  KVKK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• Fihrist – telefon ve e-posta adresleri (çalışan)

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  TBK, İlgili Diğer Mevzuat

  Silme Zamanı

  Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 5 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  TBK, KVKK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• Kamera kayıtları

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  İlgili Diğer Mevzuat

  Silme Zamanı

  30 günlük süreyle üzerine yazılır.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  KVKK, İK, TBK

  Yok Etme Zamanı

  30 günlük süreyle üzerine yazılır. Kendiliğinden imha edilmiş olur.

• Log kayıtları ve İnternet Trafik Bilgileri

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  KVKK, İK, TBK

  Silme Zamanı

  Kaydın alınmasından itibaren 10 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  KVKK

  Yok Etme Zamanı

  Dijital veriler silme anıyla beraber; yok edilmeye müsait olan evraklar silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde imha/yok edilir.

• Telefon ses kaydı

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  TBK, İlgili Diğer Mevzuat

  Silme Zamanı

  Kaydın alınmasından itibaren 5 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  KVKK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• Denetim belgeleri

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  TTK, VUK ve sair kanun

  Silme Zamanı

  Denetimin türü, maiyeti, denetim sonucunda alınacak aksiyonlar gözetilir. Her halükârda denetim tarihinden itibaren azami 20 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  TTK, VUK, KVKK ve sair kanun

  Yok Etme Zamanı

  Saklanmasına lüzum görülmeyen belgeler silme tarihinde imha edilir. Saklanmasına lüzum görülen belgelere şirketin ihtiyacı ve güncellik gözetilerek imha süresi belirlenir.

• Faturalar (Sürece yayılı işlemler)

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  VUK, TTK

  Silme Zamanı

  Sürecin sonlanmasını takip eden 20 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  VUK, TTK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• Faturalar (Sürece yayılı olmayan işlemler)

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  VUK, TTK

  Silme Zamanı

  Faturanın kesildiği yılı takip eden 20 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  VUK, TTK, KVKK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• Tedarikçiler ile yürütülen süreç ve dokümanlar (Örn: tedarikçi ödemeleri, ödeme makbuzu, irsaliye, poliçe, mutabakat, hak ediş, icra yazıları, beyannameler, zeyilname, hizmet ve danışmanlık alımları, bildirgeler, formlar, imza sirküleri, mail order vb.)

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  TBK, VUK, TTK

  Silme Zamanı

  Faturanın kesildiği yılı takip eden 20 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  TBK, VUK, TTK, KVKK

  Yok Etme Zamanı

  Tedarikçi ile sözleşmesel veya hukuki işlemin sona ermesinden itibaren 5 yılın sonunda imha edilir.

• Teminat mektubu / Çek

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  TTK

  Silme Zamanı

  İlişkinin bitiminden itibaren 20 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  TTK, KVKK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• GSM giderleri / Araç giderleri

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  TBK, İlgili Diğer Mevzuat

  Silme Zamanı

  İşlemin gerçekleştiği yılı takip eden 20 yılın sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  TBK, KVKK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• Talep, şikâyet ve memnuniyet süreci (sözleşmeden kaynaklanan)

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  TBK

  Silme Zamanı

  Talebin veya şikâyetin çözüme kavuşturulmasının ardından 20 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  KVKK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• Talep, şikâyet ve memnuniyet süreci (sözleşmeden kaynaklanmayan)

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  TBK, İlgili Diğer Mevzuat

  Silme Zamanı

  Talebin veya şikâyetin çözüme kavuşturulmasının ardından 10 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  KVKK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• Acil durum planlamasının yapılması

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  İSG

  Silme Zamanı

  Güncelliğinin yitirmesiyle 10 yıllık süre içinde silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  KVKK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• Düzenlenen veya katılım sağlanan kurumsal etkinliğin fotoğraflanması ve video oluşturulması

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  KVKK

  Silme Zamanı

  Açık rıza aranmayan haller için silme zarureti yoktur. Açık rıza geri alınmadıkça silinmez.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  KVKK

  Yok Etme Zamanı

  Açık rıza dahilinde gerçekleştirilen ve imhası mümkün olanlar için açık rızanın geri alınmasını takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• Cihaz (bilgisayar, mobil cihaz ve gsm hattı) zimmet formu

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  TBK, İK

  Silme Zamanı

  Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 20 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  TBK, İK, KVKK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• Tapu Kayıtlarının Tutulması

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  TBK

  Silme Zamanı

  Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 20 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  TBK, KVKK

  Yok Etme Zamanı

  Silme tarihinden itibaren 5 yıllık süreyi takip eden ilk periyodik imha işleminde yok edilir.

• İmza sirküleri

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  TTK ve sair kanun

  Silme Zamanı

  Güncellik ve duyulan ihtiyaca göre belirlenir. Güncelliğini yitiren belgeler azami 20 yıllık sürenin bitiminin ardından silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  TTK ve sair kanun

  Yok Etme Zamanı

  Güncellik ve duyulan ihtiyaca göre belirlenir. Güncel olmayan ve ihtiyaç duyulmayanlar yok edilir.

• İmha tutanağı

  Faaliyetin Yasal Dayanağı

  KVKK

  Silme Zamanı

  İmhanın gerçekleştirilmesinden itibaren 5 yıllık sürenin sonunda silinir.

  Saklamanın Yasal Dayanağı

  KVKK

  Yok Etme Zamanı

  Tüzel kişiliğin sona erme tarihinden itibaren 5 yıl sonra yok edilir.

• Gelen – giden evrak / Şirket işleyişini ilgilendiren yazışmaların - evrakların takibi

  Evrakın niteliğine göre işbu tabloda yer alan süreler uygulanır.

• E-posta içerikleri

  E-postalar 12 aylık periyotlar halinde gözden geçirilir. E-postada kişisel veri ihtiva eden belge ve kayıtlara bakılarak işbu tabloda yer alan süreler uygulanır.

• Tabloda belirtilmeyen hususlar

  İşbu tabloda belirtilmeyen süreçlere ait kişisel verilere yönelik saklama ve imha süreleri; kişisel veri ihtiva eden belge ve kayıtların saklanmak zorunda olduğu süre, faaliyet gösterilen sektörde teamül kabul edilen süreler, ilgili kişiler ile hukuki ilişkinin devam edeceği süre, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak veri sorumlusunun meşru menfaatinin geçerli olacağı süre, kişisel verinin güncelliği gibi hususların göz önünde bulundurularak ve tablodan yararlanılarak belirlenir.

• Birimler bazında saklama ve imha sürecinin işletilmesi

  Saklama ve imha süreçleri işletilirken, ilgili birimden/birimlerden saklama ve imhaya konu kişisel veri veya kişisel veri ihtiva eden belge temin edilir. Saklama ve imha süreçleri ilgili birim/birimler ile koordineli bir şekilde işletilir.

• İmhanın ertelenmesi

  İşbu tabloda belirtilen saklama, silme, yok etme, anonim hale getirme zamanlarının sonuna gelindiğinde, saklama ve imhaya ilişkin değerlendirme yapılır. Değerlendirme sonucunda kişisel verinin (veya kişisel veri ihtiva eden belgenin) güncelliği, hukuki veya sözleşme ilişkisinin ve yükümlülüklerinin devam etme durumu, kişisel veriye veya ilgili belgeye duyulan objektif ihtiyaç durumu değerlendirilerek saklama ve imha süreci işletilir veya makul bir süreye ertelenir. Bu işlem tutanak altına alınır. Tutanak, en az 3 yıl süre ile saklanır.

• Açık rızanın geri alınması

  İlgili kişinin açık rızası ile işlenebilen kişisel veriler, ilgili kişinin açık rızasını geri alması söz konusu olduğunda ivedilikle imha edilir.

Periyodik imhanın gerçekleşeceği işlem zaman aralıkları HOTELIA yetkililerince belirlenecektir. Ancak iki periyodik imha işleminin aralığı prensip olarak en fazla 6 ay olacaktır.

Kişisel verilerin imha edilmesine ilişkin yükümlülüğün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel veriler silinecek, yok edilecek veya anonim hale getirilecektir.

Silinen, yok edilen ve anonim hale getirilen verilere ilişkin işlemlerin bulunduğu tutanaklar diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 yıl süre ile saklanır.

Yukarıda belirtilen silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemleri; işlemleri gerçekleştiren ilgili birim müdürü, şefi ve personelinin üçlü imzası ile hazırlanan tutanak ile kayıt altına alınır.

Muhafazasına Gerek Bulunmayan Kişisel Verilerin İmhasına İlişkin Tutanak

İmha İşleminde Rol Alan Diğer Kişiler Ad, Soyad, Unvan ve İmzaları